Kako povećati produktivnost – vrlo često pitanje. Težimo da uradimo što više stvari u toku dana i nezadovoljni smo onim što je urađeno. Stalno želimo više, efikasnije… Tragamo za raznim alatima koji će nam pomoći u tome.

 

Šta zapravo znači biti produktivan?

Uglavnom nailazim na odgovore da biti produktivan znači iskoristiti svaki minut na najbolji mogući način, odnosno ne gubiti vreme. Donekle se slažem s tim. Međutim, produktivnost se najčešće svodi na poslovne ciljeve. Stičem utisak da su ljudi toliko postali opsednuti, da su zanemarili izvorno značenje i suštinu produktivnosti. Pored poslovnih, ja bih ovde svrstala i lične ciljeve. Slažem se da vreme treba korisno utrošiti, a dodala bih i kvalitetno.

Moje shvatanje produktivnosti je malo drugačije. Smatram da sam produktivna i kad pijem kafu, visim na društvenim mrežama i ne radim ništa, jer je to mojih pet minuta kada se relaksiram, maštam ili jednostavno ne razmišljam ni o čemu. Produktivna sam i kad se igram sa sinom jer je to najkvalitetnije utrošeno vreme. I kada spavam jer se odmaram. Zatim kad čitam knjigu ili zanimljive tekstove na internetu jer stičem nova znanja, ali i kada se igram bojama i četkicama (za šta inače nisam talentovana) jer podstičem kreativnost.

Naravno, produktivna sam i kad radim konkretne stvari koje su vezane za posao i zaradu jer je rad glavni put do uspeha, a ka tome svi težimo. Većina ljudi upravo ovako doživljava produktivnost – kako da radim što više i upravljam svojim vremenom. 

 

Lične potrebe u službi produktivnosti

Stavite sebe na prvo mesto. Pre nego što upadnete u zamku produktivnosti i počnete da iscrpljujete sebe, najpre zadovoljite svoje potrebe i svoj organizam:

Dobro se naspavajte jer ako danas ukradete od sna i uradite više nego što ste planirali, velika je verovatnoća da ćete sutra uraditi manje jer ćete biti umorni i neispavani;

Jedite redovno i unosite dosta tečnosti jer su hrana i voda izvor energije i gorivo bez kojeg motor (organizam) ne može da radi;

Napravite prijatnu atmosferu za rad i ugodite sebi – pustite muziku, sredite radni sto, skuvajte kafu, servirajte voće ili neki slatkiš;

Sami odlučite šta ćete uraditi sa tzv. “gutačima vremena” – meni ne smeta mobilni telefon, niti notifikacije koje stižu na lap top jer kada sam skoncentrisana ni ne registrujem ih, sama biram da li ću odmah pogledati obaveštenje, pročitati poruku/mejl i kada ću odgovoriti (nemam potrebu da pogledam/pročitam odmah i ne remeti mi koncentraciju);

Sedenje na iglama – ne, nikako. Dok sam išla u školu, tata mi je stalno govorio: “Ako imaš osećaj da sediš na iglama dok učiš, prekini. Na taj način ne postižeš ništa, samo gubiš vreme i nerviraš se jer ne pamtiš ništa. Izađi, prošetaj, vežbaj, trči pa se vrati učenju kasnije. Svakako znaš da te lekcija čeka.” Ovaj princip primenjujem i danas. Naravno da ne volimo svi da učimo, radimo ili nešto treće. Ali ipak uradimo ono što ne volimo, jer ipak postoje stvari koje bismo trebali (čitaj morali) da uradimo. Trudite se da mislite na krajnji cilj i korist koju vam donosi ispunjenje nekog zadatka – biće lakše.

 

Metode za povećanje produktivnosti

A sad da pređem na konkretne stvari – kako da budete produktivni u poslu jer većinu ljudi upravo to zanima. Sve ovo što sam navela zvuči lepo, ali šta kad nam ne ide? Verujem da nisam jedina koja zapne povremeno. Naiđu tako razni minuti – crveni, zeleni, zlatni, crni, žuti kada mi nije ni do popunjavanja planera a većina ljudi koji me prate znaju koliko volim planere i planiranje.  I to je normalno, nemojte da paničite i previše se opterećujete oko toga jer možete samo pogoršati situaciju. Pobogu, nismo roboti. Ljudi smo od krvi i mesa. Zato uvek treba imati keca u rukavu. Ili više njih. Ma i ceo špil džokera.

Moji džokeri su metode koje mi pomažu da vratim fokus i koncentraciju, a samim tim i povećam produktivnost. Nemam špil džokera, ali sam istraživala i pronašla 10 metoda i tehnika koje su vrlo korisne u situacijama “sve me mrzi i ništa ne mogu”:

 

1. To-do liste – koristim ih kad sam baš prebukirana i kad imam zaista mnogo stvari za uraditi. Svakako je lakše zapisati sve obaveze i to kako se koje setim ili iskrsne, nego da stalno razmišljam da li sam nešto zaboravila (a zaboravljam redovno). U normalnim okolnostima ne koristim klasične liste, već mi za to služi nedeljni/dnevni plan. Smatram da je planiranje osnova dobre organizacije, a organizacija osnova produktivnosti. Upravo zbog toga veliku pažnju posvećujem planiranju, a ovoj temi sam posvetila i tekst “Planeri i planiranje – korisne i moje omiljene tehnike za planiranje” u kome sam obradila brojne metode za planiranje, postavljanje ciljeva, određivanje prioriteta…

 

to-do-lista-produktivnost

To-do lista

 

2. Puzzle metoda – izmislila sam naziv (možda i nisam, samo ne znam da postoji), ali se u suštini radi o “razbijanju” nekog zadatka na sitne delove (korake). Ponekad odlažem (prokrastiniram) pojedine zadatke iz različitih razloga – ne volim to da radim, nisam vična u tome, smatram da neću uspeti da uradim kako sam zamislila (ah, taj perfekcionizam), čini mi se da je suviše teško uraditi… Međutim, kada zadatak/obavezu razložim na najsitije delove/korake/pojedinosti, najčešće shvatim da je problem u samo jednom segmentu koji, po nepisanom pravilu, zahteva najmanje vremena i napora, ili da taj deo ne umem da uradim pa zamolim/angažujem nekog da mi pomogne/uradi. Na taj način ne gubim vreme na mozganje i izbegavam odlaganje jer kada nađem rešenje za ono što me “koči”, ostatak zadatka radim bez poteškoća.

 

3. Princip 80/20 – zastupa tezu da se 80% rezultata postiže u 20% od ukupnog vremena. Primena Pareto principa je vrlo široka, ali ću ovde pomenuti samo jednu, a radi se o edukaciji: 80% znanja stičem time što 20% svog vremena posvećujem edukaciji. Čvrsto se držim toga, a za sve ostalo princip primenjujem po potrebi.

 

4. Pomodoro tehnika – prva pomoć kada nemam motivaciju (kada mi se baš ništa ne radi) ili kod zadataka koje dugo odlažem. U tim situacijama, optimalno vreme za rad bez zabušavanja je 25 minuta (aktivan rad je zapravo pomodoro), zatim 5 minuta pauze. U zavisnosti od toga koliko je zadatak zahtevan, najčešće nakon četiri ciklusa (100 minuta rada) napravim veću pauzu. Ukoliko mi primena ove tehnike ne popravi fokus, što se retko dešava, zadatak završavam neki drugi dan (ukoliko ne gori). Jedini put kada koristim neku od aplikacija na mobilnom telefonu je upravo kod ove tehnike. Ja koristim Clear focus aplikaciju za iOS operativni sistem i mislim da je to jedina, dok je broj aplikacija za Android uređaje veliki.

 

5. Kanban metoda – zadužena isključivo za velike projekte. Trenutno je koristim za planiranje i kreiranje sadržaja radionice. Princip ove metode je sledeći: na blokovima sam zapisala sve korake, naslove i podnaslove koji čine moju radionicu. Na velikoj tabli (bilo sta gde se mogu zalepiti blokovi, ja sam imala tablu kod kuće jer imam malo dete) poređam blokove u jednu kolonu. Kada počnem da radim zadatak, blokčić sa tim zadatkom lepim pored (tako počinjem drugu kolonu), a kada završim sklanjam pored i formiram treću. Zatim iz prve kolone uzimam novi blok, lepim u drugu, a kada završim prebacujem u treću i na njegovo mesto dolazi sledeći blok iz prve kolone. Tako uvek imam tri kolone: prva sa zadacima koji još nisu urađeni, druga sa zadacima koje trenutno radim i treća sa zadacima koje sam uradila. I nema zabune, premetačine, haosa što mi se inače dešava kada se radi o velikom projektu (vrlo lako sebi pomrsim konce). Odlična metoda.

 

kanban-metoda-produktivnost

Kanban metoda

 

6. Death Line – krajnji rok i poslednji trenutak za završavanje obaveza. Možda pod pritiskom ne radim bolje, ali svakako radim brže. Trudim se da uvek odredim rok za ostvarenje nekog cilja ili ispunjenje zadatka. Smatram da je jedan od bitnih kriterijuma za praviljno postavljanje ciljeva to da bude vremenski određen (koliko vremena je potrebno za njegovo ostvarivanje i određivanje krajnjeg roka). Ovo je inače jedan od sedam delova SMARTER metode koju ponekad koristim za postavljanje ciljeva. Kako se kraljni rok približava, ja sve više radim na ostvarenju cilja jer postajem svesna da vreme ističe i da bi trebalo da radim brže kako bih na vreme završila i kako bi određeni zadatak postigao svoju svrhu (bitno i hitno, ono što se ne može uraditi posle određenog datuma). Zamka je što više grešim jer brže radim, a i pritisak da neću stići da završim ima uticaja. Da bih greške svela na minimum, trudim se da budem sto više fokusirana i skoncentrisana na ono što radim.

 

7. Kaizen metoda (princip jednog minuta) – temelj ove metode je ideja da osoba vežba da radi nešto samo jedan minut svaki dan. Preduzimajući male korake, steći ćete naviku koja će vas malo po malo dovesti do željenog cilja. Važno je savladati manjak poverenja u sebe i sopstvene sposobnosti i iskusiti osećaj uspeha. Kad vas inspirišu takvi osećaji, postepeno ćete produžavati vreme provedeno u nekoj aktivnosti i lakše obavljati željeni zadatak. Jedan minut pretvoriće se u dva, dva minuta u 20 minuta, 20 minuta u sat vremena. Inače, meni jedan minut ne znači ništa (premalo vremena da uradim bilo šta što je bitno), pa mi je optimalan vremenski interval 15 minuta.

 

8. Time blocking – odlična metoda za upravljanje vremenom. Osnova metode je da vreme podelite na blokove i da za vreme trajanja jednog bloga budete fokusirani samo na jedan zadatak. Na primer, dan podelite na tri bloka koji traju po dva sata i da u prvom bloku pišete samo tekst za blog, u drugom samo odgovarate na poruke, mejlove i komentare na društvenim mrežama i u trećem vršite neko istraživanje. Primena ove metode omogućava visok fokus (samo jedan zadatak) i onemogućava multitasking (sto stvari u isto vreme). Ja sam ovu metodu modifikovala i koristim je isključivo za čitanje knjiga. Moj princip primene zasniva se na tome da raspoloživo vreme u toku dana podelim na blokove od po 15 minuta. Moj dan traje 16-17 sati, preostalo vreme koristim za spavanje. Na hranu, porodicu i lične potrebe potrošim polovinu pa mi za rad i druge aktivnosti ostaje osam sati (480 minuta). Kada preostalo vreme rasporedim na blokove od 15 minuta, dobijam 32 bloka koje mogu da koristim za razne stvari. Tako određujem koliko mi je čitanje knjiga bitno i koliko blokova ću posvetiti knjigama, umesto da gledam televiziju (Parove, Zadrugu). Svakog dana odvojim minimum 3 bloka (jedan školski čas) i to tako što na početku svake nedelje izdvojim 21 stiker blokčić (imam samolepljive blokčiće samo za tu svrhu – žuti smajli) i svakog jutra uzimam tri blokčića na koje ispisujem šta sam tog dana pročitala. Obavezno popunim svaki blokčić jer mi je čitanje vremenom postala rutina. Ova metoda je odlična i za uočavanje gubljenja vremena jer vreme postaje vidljivo, fizički opipljivo i nervira me kada bacim neispisani blokčić u korpu za smeće – kao da sam bacila deo dana.

 

time-blocking-produktivnost

Time blocking metoda

 

9. Zone genijalnosti – ovu metodu sam naučila od Jovane Miljanović, uspešne preduzetnice. Korisna i višenamenska metoda koja pomaže da razvrstate zadatke po kategorijama i zonama:

*zona nesposobnosti – stvari koje vam ne idu od ruke i u kojima ne uživate;

*zona sposobnosti – stvari koje možete da radite, ne idu vam baš najbolje i ne uživate u njima;

*zona nadmoćnosti – zadaci koje odlično radite, ali u kojima ne uživate;

*zona genijalnosti – zadaci koje radite briljantno i sa uživanjem.

Kako biste što efektivnije i efikasnije odradili neki posao, poželjno je da zadatke iz prve i druge kategorije delegirate (prebacite na druge). Kvaka je u zadacima iz zone nadmoćnosti – iako ste odlični u tome, ne uživate i ne volite to što radite pa vremenom može (i hoće) doći do toga da stvari, koje ste nekada radili vrlo lako, sada radite sa mučninom i poteškoćama. Dugoročno, sve ovo dovodi do odlaganja i odsustva volje za rad. Najproduktivniji smo kada radimo stvari iz četvrte kategorije, ali nemaju svi privilegiju da rade ono što vole i u čemu su najbolji. Zato pažljivo sa zadacima i trudite se da ne forsirate sebe stvarima koje ne volite jer vremenom može doći do prezasićenja i prestanka sa radom.

 

10. Nagrada – ovo je moja omiljena metoda. Često obećam sebi nagradu za uspešno obavljen zadatak i ostvaren cilj. Nagrade ne moraju biti materijalne i vredne/skupe stvari. Najčešće je se radi o stvarima u kojima zaista uživam – wellness&spa vikend, dugo željeni kurs, kupovina planera, poseta knjižari (obožavam knjige, stikere, olovke u boji, flomastere, washi trakice, blokčiće), razni shabby chic predmeti i projekti… Verovatno da naša podsvest radi za nas pa je ova metoda vrlo delotvorna. Teram sebe da završim sve što sam planirala, pa da uživam u nagradi.

 

Ovo je samo deo metoda, alata i tehnika koje su korisne za bolju produktivnost i brže ostvarivanje postavljenih ciljeva. Možete koristiti samo jednu metodu, a možete ih i kombinovati. Koja je vaša tajna formula?

Napišite komentar