Planeri su ljubav, a planiranje je potreba i navika. Planer je mesto gde se susreću volja i želja. Planiranje je način da snovi postanu stvarnost. Naravno, pod uslovom da planovi ne ostanu “mrtvo slovo na papiru” i da reči postanu dela.

Svi koji me prate na društvenim mrežama znaju da su planeri, rokovnici, notesi, dnevnici i ostala papeterija moja velika ljubav. Ta ljubav traje više od 20 godina, s tim što se s godinama menjala forma mog piskaranja. Najpre su to bili leksikoni, zatim spomenari, pa dnevnici, pisanje beleški, a sada su to planeri bez kojih ne mogu da zamislim svoj radni dan.

Smatram da je dobar plan ključ svakog uspešnog biznisa. Mnogo dobrih navika i rutina stekla sam upravo zahvaljujući planeru. A vremenom sam skrojila i svoj sistem planiranja. Komplikovan je (kao i ja) i podložan čestim promenama.

Volim da eksperimentišem i često menjam metode i tehnike za planiranje: isprobavam nove, nadograđujem i modifikujem stare, kombinujem, dodajem, oduzimam… I mislim da je draž planiranja zapravo u tome – da kroz razne eksperimente upoznate sebe.

O vrstama planera napisaću poseban tekst, a sada želim da podelim sa vama neke od mojih omiljenih tehnika za planiranje. Otkriću vam samo da mi je (trenutno) omiljeni bullet planer, a da mi najviše odgovaraju Smrcha & Bo planeri.

 

 

Moja rutina planiranja

Moja rutina planiranja deli se na kvartalno, mesečno, nedeljno i dnevno planiranje. Godišnje planiranje podrazumeva pisanje biznis plana, što je opet rutina jer sam višegodišnji preduzetnik. S obzirom na to da se bavim offline i online biznisom, svaki planiram posebno jer nemaju dodirnih tačaka. Biznis plan za offline biznis pišem svakog septembra, a za narednih devet meseci jer se radi o sezonskom poslu. U tekstu ću se baviti planiranjem online biznisa, kako vas ne bih zbunila silnim informacijama.

*Kvartalno planiranje je okvirno i sadrži ciljeve koje želim da ostvarim u naredna tri meseca. Ne držim ih se “kao pijan plota” jer su podložni promenama i vrlo često se dešava da napravim ustupke. Ciljevi su: broj tekstova koje planiram da objavim na blogu, edukacije koje planiram, knjige koje želim da pročitam. Vrlo često se dešava da nešto iskrsne neplanirano, naročito kada je u pitanju duži vremenski period. Zato postoje razne strategije za kreiranje uspešnog biznisa i pisanje biznis plana, ali o njima nekom drugom prilikom.

*Mesečno, nedeljno i dnevno planiranje zahtevaju dobru organizaciju i pravilno postavljanje prioriteta. U tome mi pomažu razne tehnike i metode, a njihov skup čini sistem planiranja. Moj omiljeni dan za planiranje je nedelja. Tada pravim i nedeljne i mesečne planove. Svake večeri pogledam plan za sutra, dopišem – ukoliko je nešto iskrslo, ili obrišem – ako sam nešto uradila ranije. To do liste koristim u ekstremnim situacijama, a primetila sam da su mi najpotrebnije vikendom i pred kraj meseca. Da, dešava se da kasnim sa završavanjem obaveza.

 

Moje omiljene tehnike planiranja

Kada je u pitanju mesečni plan, koristim metode uglavnom tehničke prirode. Pomažu mi da planer izgleda uredno i pregledno. I trudim se da ostvarim postavljene ciljeve koji su isti kao kod kvartalnog planiranja. Pravilno postavljanje mesečnih ciljeva je ključno za dobar nedeljni plan, a on je (meni) najbitniji deo u procesu planiranja i njemu posvećujem najviše vremena.

Tehnike za mesečno planiranje:

 

1. Mesečni dnevnik (the monthly log) sadrži mesečne ciljeve, mini mesečni kalendar i obeležavanje bitnih datuma.

 

2. Oznake (signifiers) su obeležja koja koristim za obeležavanje bitnih datuma. Koristim razne oznake – neke sam preuzela sa sajta tvorca zvaničnog koncepta Bullet Journal, a neke sam smislila shodno potrebama.

 

3. Ukrašavanja (embellishaments) planera najviše volim. Ovde spadaju sve vrste ukrašavanja: boje, voši krakice, stikeri, crteži…

 

 

4. Izazov i traka sa navikama (challenge & habit tracker) – ova tehnika podrazumeva pravljenje tabela. Tabele služe za praćenje rezultata izazova koji sam postavila sebi za određeni mesec i napredovanja u sticanju određene navike. Zahvaljujući tabeli sa navikama, čitanje knjiga je postalo moja svakodnevna rutina. Nametnula sam sebi da svaki dan pročitam određeni broj stranica i rezultate sam beležila u tabeli. Pre osam godina, počela sam sa čitanjem jedne knjige mesečno. Danas čitam jednu knjigu nedeljno. Iako mi je čitanje postalo rutina, i dalje beležim rezultate jer: želim da zadržim naviku, želim da znam koliko vremena posvećujem čitanju, ne želim da zapostavim čitanje kad me pritisnu druge obaveze. Tabela me “tera” da svaki dan uzmem knjigu i pročitam bar pet stranica. Nekada i 205, ali i celu knjigu u dahu. Ne planiram koliko ću stranica pročitati, bitno je da pročitam bar nešto. Na kraju meseca imam jasan pregled koliko sam pročitala.

 

5. Mesečni pregled (month review) – na kraju meseca sledi retrospektiva svega što sam uradila. Zadaci koje nisam završila u tom mesecu prebacujem za sledeći. Imam uvid u to koliko sam bila produktivna, šta sam propustila, u kom delu sam zatajila i šta bi trebalo popraviti u narednom periodu. Ova tehnika zapravo “svodi” stanje i jedan je od razloga zašto volim kraj meseca.

 

Tehnike za nedeljno planiranje

 

Ovaj deo je posvećen stvarima koje su ključne: upravljanje vremenom, postavljanje ciljeva i određivanje prioriteta. Zato koristim veći broj raznih tehnika, metoda i strategija jer ovde zabušavanje i prokrastinacija (odlaganje) nisu poželjni. Dnevni raspored ne određujem satnicom jer me nervira i stvara osećaj okova. Znam to, jer je moj posao u stvarnom svetu često striktno određen satnicom (radno vreme, pisanje nabavke, nabavka, prijem robe, sastanci, izveštaji, rokovi, rokovi, rokovi…). Pisanjem nedeljnog rasporeda, istovremeno određujem i dnevni. Unapred odredim kada ću i koji tekst da objavim (i ne ispoštujem uvek, viša sila umeša prste), kada šaljem newsletter, objave koje ću deliti na društvenim mrežama, dan i vreme održavanja neke edukacije, šta ću čitati te nedelje… Jedino (hvala Bo) tempiram vreme za fotografisanje jer mi vremenska prognoza ne ide baš na ruku.

 

1. Dvostrani ili jednostrani nedeljni planer vertikalni/horizontalni – kvadrati (vertical/horizontal two/one pages spread – squares) je jedna od metoda Bullet journal planiranja. Svaki nedeljni raspored pravim pomoću ove tehnike iz više razloga: najpregledniji je i najpraktičniji za primenu ostalih tehnika, vrlo je jednostavan za pravljenje jer ne zahteva talenat za crtanje (od čega sam operisana), lako se dopisuju novi zadaci i obaveze.

 

 

2. SMARTER metoda za pravilno postavljanje ciljeva – unapređena verzija SMART metode. Koristim je samo na novim projektima, ukoliko se desi (a desi se) da postavljam više novih ciljeva istovremeno. Do sada sam je koristila ukupno triput, ali se pokazala vrlo delotvornom i to je razlog zašto ovu metodu delim sa vama.

S – (specific) jasan, konkretan cilj, šta se njime postiže/dokazuje;

M – (measurable) merljiv, vidljiv stepen ostvarivanja vilja;

A – (actions) radnje koje treba preduzeti za ostvarivanje cilja;

R – (realistic) realan, dostižan i ostvarljiv;

T – (time frame) vremenski određen, koliko je vremena potrebno za ostvarivanje cilja;

E – (enjoyable) kako ga učiniti prijatnim i ne odustati od njega, kako nagraditi sebe za uspešno ostvarenje cilja;

R – (resources) ko ili šta može da mi pomogne u ostvarivanju cilja.

 

3. Šeširi u boji je odlična tehnika za vizualiste. Tačan naziv je zapravo “Šest zamišljenih šešira” (Six thinking hats) i boje su već određene, ali ja koristim boje koje su meni karakteristične za određeni pojam i broj boja je optimalan. Na primer, moj raspored “šešira” po bojama: zelena boja je za zadatke na kojima trenutno radim (proces), žuta označava kreativne zadatke (kreativnost), crvena predstavlja ciljeve koje nije lako ostvariti jer su mi često potrebna dodatna znanja, veštine, istraživanja i edukacije (oprez). Može se nazvati i “semafor” tehnika, ali je ovo moja slobodna režija (zeleno – kretanje vozila, žuto – kreativni vozači koji često izbegavaju gužvu i čekanje prolazeći na žuto (ovo nije dobro ni poželjno ponašanje u saobraćaju) i crveno – sačekaj).

Značenje boja po zvaničnoj definiciji:

Bela – činjenice; plava – proces; zelena – kreativnost; žuta – prednosti; crvena – osećanja; crna – oprez.

 

4. Matrica ABC (Ajzenhauerova) je najbolja metoda za određivanja prioriteta. Drugi naziv je “bitno-hitno” metoda. Naravno, ja sam i ovu tehniku modifikovala. Suština metode je izboru između efektivnosti (bitno) i efikasnosti (hitno). Ovde većina ljudi greši jer često daje prednost stvarima koje su hitne, a pritom zanemarujući one koje su bitne. Ja se trudim da budem više efektivna, nego efikasna. Efektivnost znači raditi prave stvari, a efikasnost raditi stvari na pravi način, brzo i kvalitetno. Ja uvek dajem prednost bitnim stvarima i trudim se da budem efektivna. Zašto? Zato što jedino prave stvari dovode do cilja. Često radimo pogrešne stvari na pravi način jer je savremeni život takav – brz i određen rokovima. Moja vodilja je: Stvari koje su mnogo hitne, istovremeno su i bitne. Ono što je nebitno zapravo nije toliko hitno.  Zvanična tehnika deli zadatke na:

A – bitno i hitno, zadaci visokog prioriteta i od velikog značaja;

B – bitno i nije hitno – zadaci srednjeg značaja;

C – nije bitno i nije hitno – zadaci od malog ili nikakvog značaja.

 

5. Matrica fokusa (Time management matrix) je idealna tehnika za upravljanje vremenom. Razlikuje se od prethodno navedene tehnike u tome što, prilikom određivanja prioriteta, određujem kako ću i kada uraditi neki zadatak. Zapravo, da li ću ga uopšte uraditi. Princip ove tehnike je podela zadataka na:

I Bitne i hitne – prioriteti koje radim odmah;

II bitno i nije hitno – planiram/odlučujem kada ću uraditi;

III Hitno i nije bitno – zadaci koje mogu da delegiram, odnosno da prepustim nekom drugom, “gutači vremena”;

IV Nije bitno i nije hitno – ove aktivnosti ignorišem i ne zapisujem.

 

                    HITNO                             MANJE HITNO

 BITNO                 I                                          II

I—————————I—————————

MANJE

BITNO                III                                          IV

I—————————I—————————

 

6. Kategorisanje zadataka je tehnika pomoću koje određujem prioritete tako što ih podelim u četiri kategorije:

1.  Uradi sada – zadaci iz kvadranta broj I;

2. Uradi ove nedelje – zadaci koje ne mogu da pomerim za neku drugu nedelju;

3. Određen rok – zadaci određeni datumom;

4. Neodređen rok – zadaci koje mogu da uradim bilo kada.

 

7. Domino efekat je međusobna uslovljenost zadataka. Ponekad ne obratim pažnju na ovu metodu i dešavalo mi se da pogrešno postavim prioritete. Praktična primena: zadatak C mogu uraditi tek kada završim zadatak B, a zadatak B čeka da završim zadatak A. Dakle, dok ne uradim zadatak A, ne mogu da radim zadatke B i C jer su uslovljeni okončanjem zadatka A. Odnosno, zadatak A mi je prioritet.

 

 

 

8. Top 3 (3 tasks dialy) je tehnika pomoću koje određujem dnevne prioritete, odnosno zadatke koje ću najpre uraditi. Nekada imam manje od tri prioriteta i tada je primena ove tehnike besmislena. Međutim, mnogo češće se dešava da je na listi dnevnih prioriteta više od tri zadataka i da je teško izvodljivo uraditi sve zadatke sa liste. Kada biram zadatke za listu Top 3, posebno vodim računa o tome da li zadatak ima dugoročan ili kratkoročan efekat (peglanje veša ima kratkoročan efekat, održavanje i higijena životnog prostora dugoročan) i uvek biram zadatke sa dugoročni efektom. Takođe, postoje zadaci koji mi stvaraju stres ako ih ne uradim (do te mere da sanjam noću i kritikujem sebe zašto nisam završila), kao i  zadaci o kojima ne razmišljam uopšte. Naravno, trudim se da prvo rešim one koji me živciraju, kome još treba dodatni stres. Kada odredim top 3 zadataka, fokusiram se na njih i ne počinjem druge aktivnosti dok ne završim ove sa liste.

 

9. Color coding je još jedna vizuelna tehnika koju koristim gotovo uvek i ne samo kada je planiranje u pitanju. Upotrebljavam nekoliko boja za zapisivanje zadataka: crna – prioriteti, roze – zadaci koje bi trebalo da uradim određenog dana i ne mogu se uraditi neki drugi dan (manje bitno i hitno), plava – zadaci koje bi trebalo da uradim tog dana, ali se mogu uraditi i neki drugi dan (ali u toj nedelji). Boje menjam vrlo često i bez pravila.

 

10. Praćenje napretka (track progres) je tehnika koja pokazuje da li su urađeni zadaci ostvarili kralnji cilj. Drugim rečima, da li su zadaci bili efektivni i svrsishodni. Na primer, da li su tekstovi koje sam objavila povećali posećenost na blogu, objave na društvenim mrežama povećale broj pratilaca. Ukoliko nedostaju rezultati i krajnji ishod je slabiji od očekivanog, tokom sledećeg planiranja pokušavam da rešim problem i menjam tehnike, metode, vrste zadataka… Recimo, ja svakog petka zapisujem statistiku poseta na blogu i društvenim mrežama.

Od pomoćnih sredstava koristim:

– TO DO blokove za obaveze i zadatke koje nisam uvrstila u nedeljni planer, a koje su iskrsle iznenada. Blokove lepim na strane gde se nalazi nedeljni raspored ili na početku planera (moj planer ima dashboard – glatku tablu/list predviđen za blokove)

– Beleške (kolekcije) za pisanje različitog sadržaja u planer, a ne samo stvari koje se tiču planiranja. Recimo, ja obožavam deo sa beleškama i tu pišem razne citate, izreke, omiljene knjige, liste kurseva koje sam završila ili želim da upišem…

 

Ima još mnogo tehnika i metoda za planiranje, a ja sam izdvojila one koje najčešće koristim i koje su mi omiljene. Koje su tehnike za planiranje vama omiljene?

 

 

 

 

 

 

 

Napišite komentar